浪费开支并错失储蓄机会
流氓支出
欺诈罪
多付
重复付款
明确的采购申请流程可以主动控制支出并推动问责制。每个采购申请必须经过必要的内部审批级别，以验证采购并评估预算影响、供应商选择和审批以及政策合规性。当这个过程由采购系统自动化时，它会通过根据您的授权路由请求的工作流程得到简化，并且每个接触点都会在数字审计跟踪中进行跟踪。
采购申请流程有哪些步骤？
填写采购申请时需要哪些信息？虽然不同组织的形式和流程可能有所不同，但核心要素保持不变。采购申请通常必须包含以下信息：
请求的商品或服务的描述和数量
首选供应商及其资质
所请求的产品或服务的价格
采购人身份及部门
其他采购申请输入数据可以包括税率、货币、成本分配、报价以及任何支持或验证文档。对于采购申请流程，通常遵循以下步骤：
员工将填写所需商品或服务的采购申请并提交审批。
申请将经历逐步升级的审批流程，通常从员工的直属经理开始。他们可以选择批准、拒绝或请求进一步验证。
如果购买请求超过货币价值阈值，则可能需要额外的批准。
采购请求需接受预算审查和政策检查。
如果获得批准，则会启动采购订单流程并将其发送给供应商以供接受和履行。
举个例子：营销部门的员工需要为活动购买促销品并为其打造品牌。他们可以提交采购申请以供批准，这可能会导致报价步骤，以确保公司以最优惠的价格采购商品。它可能会被拒绝，或返回以进行进一步验证或动机。在启动采购订单流程之前，请购单需要获得相关层级的批准。自动化采购系统支持集中和存储的文档上传，使审核和批准过程变得更加容易，同时降低风险。采购申请流程中的所有这些主动步骤均受内部控制的约束，指导支出行为并确保遵守采购政策。
为什么要自动化采购申请流程？
手动或纸质采购申请流程可能非常复杂且耗时，需要跨多个工作表进行较长的电子邮件线索、书面记录或电子表格跟踪。此外，当审批者休假、不在办公室或在不同地点时，经常会出现延迟和流程瓶颈。这些人工效率低下的情况很容易出现人为错误，这通常需要耗时的纠正措施，或者如果不加以控制，可能会增加您的成本。无论您的手动采购操作如何组织，最终都需要可以更好地分配时间和资源。数字化、自动化的采购系统集中并简化了所有部门和交易的采购流程，即时连接员工，无论他们身在何处。数字采购申请工作流程支持：
速度：自动化的数字采购申请被发送给正确的审批者，并通知他们采取行动。这可以防止部门间的延误并简化整个采购流程。
移动性：员工可以在任何地点、任何设备上创建、提交、审查并立即批准请购单。
节省：自动采购申请通过分层审批工作流程发送给相应的审批人，以验证采购并防止特立独行的支出。通过报价步骤确保以最优惠的价格进行采购，并全面了解所有传出业务支出，采购经理可以整合多项采购，以增加首选供应商的购买力，并节省成本。
采购合规性：配置自动采购申请系统以简化和强制遵守内部采购政策。
自动化采购申请流程的好处
尽管采购申请只是一种数字形式，但它也是实现管理支出的工具。以下是自动化采购申请流程时您可以期望实现的一些关键业务优势：
指导员工负责任地消费
控制浪费、不必要和不合规的业务支出
防止欺诈
集中采购可见性和控制
实现支出透明度并提高可审计性
支持预算控制：通过决策点的预算可见性，审批者可以在批准和承诺之前审查支出的影响。
确保从认可的供应商处采购
通过授权所有员工对自己的支出负责，促进注重成本的支出文化
提供分析和报告功能以识别节省机会
更容易整合购买以获得更大的折扣和福利
降低运营成本
使用采购软件简化采购申请流程
有效的支出管理始于健全的采购申请流程。为了提高效率和节省成本，请考虑采取第一步，通过部署采购软件来实现成本控制目标，该软件将用自动化采购效率取代手动错误。通过自动采购申请流程开始主动管理员工的采购和支出方式。白码采购系统正在帮助不同行业的公司实现简单的移动采购流程，并推动运营支出减少 15% 至 20%。还在等什么？快来白码官网，亲自试用体验吧!返回搜狐，查看更多